วิธีใช้งาน Ultimate - Personal Finance Planner (1/4)
หรือ คลิกที่นี่ เพื่อเปิดคลิปผ่าน Youtube
วิธีใช้งานทั้งหมดจะแบ่งเป็น 4 Part นะคะ ในบทความนี้เป็น Part 1/4 จะแนะนำเกี่ยวกับ ‘วิธีเริ่มต้นใช้งาน’ ของเทมเพลตนี้ค่ะ
เลือกดูตามหัวข้อเรื่อง :
หากต้องการดูวิธีใช้งาน Part อื่นๆ สามารถคลิกที่ลิงก์ด้านล่างนี้ได้เลยค่ะ 😊
Template ใช้งานออนไลน์ผ่าน Google Sheets
เมื่อกรอกข้อมูลต่างๆ แค่มีอินเทอร์เน็ตจะมีการอัปเดทให้แบบ Real-Time และมี Autosave ทำให้ไม่ต้องกดปุ่มบันทึกเองค่ะ
สามารถเปิด Template นี้ด้วยอุปกรณ์เครื่องไหนก็ได้เพียงล็อกอินบัญชี Gmail ค่ะ หากยังไม่มีบัญชี Google สามารถ คลิกที่นี่ เพื่อสมัครก่อนใช้งาน Template
สำหรับ iPad หรือ Tablet สามารถใช้ผ่านแอป Google Sheet ได้ค่ะ
การเปิดใช้และเปลี่ยนชื่อไฟล์ Template
สำหรับคอมพิวเตอร์ / Laptop
เปิดใช้ไฟล์ Template ครั้งแรกด้วยการ :
- คลิกลิงก์ดาวน์โหลดในอีเมลที่ทางร้านจัดส่งให้
- คลิกปุ่ม Spreadsheet สีฟ้า
- หลังจากนั้น ให้คลิกปุ่ม Make a Copy หรือ คัดลอกสำเนา เมื่อคลิกแล้วจะแสดงหน้า Template ที่พร้อมใช้งานค่ะ
การคลิกปุ่มนี้ จะเป็นการคัดลอกไฟล์ต้นฉบับของร้าน > ไปเป็นไฟล์ส่วนตัวของลูกค้า
หลังจากนั้นให้เปลี่ยนชื่อไฟล์ Template :
- คลิกชื่อเดิมของ Template ที่แถบซ้ายบน
- พิมพ์ชื่อใหม่ที่ต้องการ เสร็จแล้วระบบจะบันทึกให้อัตโนมัติ ไม่ต้องกดปุ่มบันทึกใดๆ
ในส่วนนี้สามารถเปลี่ยนชื่อในตอนหลังได้ แต่แนะนำให้เปลี่ยนตั้งแต่เริ่มใช้งานครั้งแรกนะคะ จะได้ค้นหาได้ง่ายและป้องกันการสับสนกับชื่อไฟล์ต้นฉบับ
(เลื่อนเพื่อดูรูปภาพ)
หลังจากบันทึกข้อมูล และปิด Template ไป สามารถเปิดไฟล์อีกครั้งได้ด้วยการ :
- คลิกปุ่มเมนู 9 จุด ที่มุมขวาบน (ตามในรูป)
- คลิกที่ไอคอน Google Sheets หลังจากคลิกไอคอนจะแสดงหน้ารวมไฟล์ Google Sheets ขึ้นมา
- คลิกที่ชื่อ Template ส่วนตัวที่ลูกค้าเคยบันทึกข้อมูลไว้
แต่ถ้าไม่ได้เปลี่ยนชื่อตั้งแต่ครั้งแรกที่ใช้ เมื่อเปิดใช้งานอีกครั้งจะเจอชื่อ Template เหมือนกัน 2 ไฟล์ :
- ให้เลือกไฟล์ที่ ‘ ไม่มีรูปคนด้านหลัง ‘ จะเป็นไฟล์ Template ส่วนตัวที่ลูกค้าเคยบันทึกข้อมูลไว้
- ส่วนที่มีรูปคนด้านหลัง คือ ไฟล์ต้นฉบับของร้าน ถ้ากดเข้าไปจะมองเห็นรายละเอียดใน Template นี้ แต่ไม่สามารถแก้ไขข้อมูลได้ค่ะ
หลังจากคลิกเลือกไฟล์ส่วนตัวแล้ว ให้ทำการเปลี่ยนชื่อตามขั้นตอนที่แนะนำไปก่อนหน้านี้ คือ :
- คลิกชื่อเดิมของ Template ที่แถบซ้ายบน
- พิมพ์ชื่อใหม่ที่ต้องการ เสร็จแล้วระบบจะบันทึกให้อัตโนมัติ ไม่ต้องกดปุ่มบันทึกใดๆ
สำหรับ iPad / Tablet
สำหรับการเปิดใช้งาน Template ครั้งแรกด้วย iPad หรือ Tablet จะมีวิธีคล้ายกับการเปิดใช้งานบนคอมพิวเตอร์ / Laptop ค่ะ
- คลิกลิงก์ดาวน์โหลดในอีเมลที่ทางร้านจัดส่งให้
- คลิกปุ่ม Spreadsheet สีฟ้า
- คลิกปุ่ม Use Template หรือ ใช้เทมเพลต ที่มุมขวาบน
- เมื่อหน้า Template ที่พร้อมใช้งานแสดงขึ้นมา สามารถกดปิดได้เลยค่ะ เพื่อกลับไปใช้งานผ่านแอป Google Sheets
- เข้าแอป Google Sheets จะเจอไฟล์ Template ที่ได้คัดลอกไว้
(เลื่อนเพื่อดูรูปภาพ)
ในครั้งแรกจะเจอชื่อ Template เหมือนกัน 2 ไฟล์ แนะนำให้เปลี่ยนชื่อก่อนใช้งาน เพื่อป้องกันการสับสน :
- คลิกที่ปุ่ม 3 จุดหลัง ‘ไฟล์ที่ไม่มีรูปคน’ จะเป็นไฟล์ส่วนตัวของลูกค้า ที่ได้จากการกด Use Template หรือ ใช้เทมเพลตในตอนแรกค่ะ
- เมื่อกดปุ่ม 3 จุดแล้ว จะแสดงตัวเลือกขึ้นมา ให้เลือก Rename เพื่อเปลี่ยนชื่อไฟล์
- พิมพ์ชื่อที่ต้องการ และกดคำว่า Rename เพื่อบันทึกชื่อใหม่
สำหรับไฟล์ที่มีรูปคนด้านหลัง เป็นไฟล์ต้นฉบับของร้าน หากกดเข้าไปจะมองเห็นรายละเอียดแต่ไม่สามารถแก้ไขได้ค่ะ
การดาวน์โหลด Template ใหม่ หลังบันทึกข้อมูลเต็มพื้นที่
Template 1 ไฟล์ มีพื้นที่สำหรับบันทึกรายรับ-ค่าใช้จ่าย 1000 รายการ
เมื่อใช้จนครบแล้ว และต้องการสร้างไฟล์ใหม่ :
- ให้คลิกลิงก์ Template ในอีเมลที่เคยได้รับจากทางร้านอีกครั้ง และทำตามคู่มือการใช้งานเหมือนเดิมตั้งแต่เริ่มต้น
- โดย Template ที่บันทึกข้อมูลของปีที่ผ่านมาจะยังคงอยู่ตามปกติค่ะ
- ลูกค้าสามารถกดสร้าง Template ใหม่แบบนี้ได้ตลอดนะคะ ไม่ต้องสั่งซื้อใหม่ ไม่ต้องจ่ายรายเดือนหรือรายปี เพราะไฟล์ไม่มีวันหมดอายุ และสามารถกดใช้ใหม่ได้ไม่จำกัดจำนวนครั้งค่ะ
การลบข้อมูลที่กรอกผิด
สำหรับ Template นี้ หากกรอกข้อมูลผิด แนะนำให้ลบทีละช่อง นะคะ
ถ้าลากคลุมทั้งหมดแล้วลบครั้งเดียว อาจจะลบสูตรคำนวณที่ซ่อนไว้ไปด้วย ส่งผลให้การคำนวณใน Template นี้ผิดพลาดได้
แต่ถ้าเผลอลบหรือเปลี่ยนสูตรคำนวณโดยไม่ตั้งใจก็ไม่ต้องกังวลนะคะ
เพราะ Template นี้ มีการป้องกันการลบข้อมูลที่ไม่ควรลบออกจาก Template เอาไว้
ถ้าไปลบข้อมูลที่ใส่การป้องกัน จะมี Pop-up แจ้งเตือนขึ้นมา :
- ให้คลิกปุ่ม ยกเลิก หรือ Cancel
- แต่ถ้าจะเปลี่ยนจริงๆ หรือเชี่ยวชาญเรื่องสูตรคำนวณ ให้คลิกตกลงหรือ OK เพื่อแก้ไขสูตรได้เลยค่ะ